Auditoría interna al Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST) Bajo ISO 45001:2018
El objetivo de la ISO 45001 es proporcionar a una organización información de alto nivel sobre las cuestiones importantes que pueden afectarle, tanto de forma positiva como de forma negativa, y cómo gestiona sus responsabilidades de salud y seguridad en el trabajo hacia sus trabajadores.
*La auditoría es el elemento clave que garantiza la mejora continua de un sistema de gestión, la auditoría esta basada en las evidencias.
Pasos para realizar una auditoría:
- Reunión de apertura: aquí se presenta al equipo de trabajo y a los participantes clave, se comunica el propósito y el enfoque de la auditoría y se define el procedimiento que aplicará el auditor.
- Observación y entrevistas: La observación cumple un papel definitivo en una auditoría, ya que el auditor utilizará lo observado en el informe, las entrevistas no deben conducirse como interrogatorios, se buscan problemas y la raíz de ellos, no culpables.
- Recolección de evidencia: Recopilar evidencia es importante y es uno de los objetivos indeclinables de una auditoría. La evidencia es el elemento que prueba el resultado de la auditoría, y que permite que la tarea conduzca a la mejora continua. La evidencia puede estar en documentos, imágenes, declaraciones, entrevistas.
- Documentar los resultados: En los informes se documentan los hallazgos de la auditoría, ofreciendo la oportunidad de discutir los resultados antes de generar informes definitivos, o de comunicarlos a la alta dirección.
- Informar los resultados: Los informes deben ser breves y específicos. El informe debe reflejar los aspectos positivos y aquello que la organización está haciendo bien, no solo los aspectos negativos.
- Las conclusiones: la auditoría debe concluir con claridad y certeza sobre los siguientes interrogantes:
¿El sistema cumple?
¿El sistema es efectivo?
¿El sistema puede mejorar?¿Dónde puede mejorar?
Aplicación de la herramienta para medir el riesgo psicosocial.
Los factores de riesgo psicosocial en la empresa pueden prevenirse, si existen, se deben evaluar e implementar un programa para intervenirlos.
Aplicación de la herramienta para medir el riesgo psicosocial.
La batería para evaluar el riesgo psicosocial es una herramienta que permite evaluar el riesgo intralaboral, extralaboral y el estrés al que se enfrenta el trabajador.
Los instrumentos y guías que se adoptan mediante la Resolución 2764 de 2022 y sus actualizaciones son de obligatorio cumplimiento, de libre acceso y no tienen costo alguno para los usuarios.
La aplicación de este instrumento y el análisis de los resultados permitirán determinar el programa a seguir en cada empresa.
La aplicación de este instrumento debe realizarla un psicólogo con licencia en seguridad y salud en el trabajo.
Resolución 2764 de 2022. Batería de Instrumentos para la Evaluación de Factores de Riesgo Psicosocial.
La evaluación de los factores de riesgo psicosocial debe realizarse de forma periódica, de acuerdo al nivel de riesgo psicosocial de las empresas.
Las empresas en las cuales se han identificado factores psicosociales intralaborales nocivos evaluados como de alto riesgo o que están causando efectos negativos en la salud, en el bienestar o en el trabajo, deben realizar la evaluación de forma anual, enmarcado dentro del sistema de vigilancia epidemiológica de factores de riesgo psicosociales y requieren intervención en la fuente de forma inmediata a través de controles administrativos, controles operacionales y cambios organizacionales.
En las empresas en las cuales se ha identificado un nivel de riesgo psicosocial intralaboral medio o bajo, la evaluación se realizará cada dos años y requiere intervención, tanto en la fuente como en el trabajador.
La periodicidad de la evaluación anual o cada dos años, deberá establecerse a partir del inicio de la ejecución de las acciones de intervención y control, las cuales deben realizarse de forma inmediata.
La Batería está conformada por un conjunto de instrumentos que permiten establecer la presencia o ausencia de factores de riesgo psicosocial intralaboral y extralaboral, así como los efectos en la salud de los trabajadores o en el trabajo, así.
1. Instrumentos de la batería para la evaluación del Riesgo Psicosocial.
Los instrumentos que conforman la Batería y que deben ser utilizados para las evaluaciones periódicas de los factores de riesgo psicosocial son los siguientes:
1.1. Cuestionario de factores de riesgo psicosocial intralaboral.
1.2. Cuestionario de factores de riesgo psicosocial extralaboral.
1.3. Cuestionario para la evaluación del estrés.
1.4. Ficha de datos generales (sociodemográficos y ocupacionales).
La aplicación de los cuestionarios debe realizarse garantizando la reserva y la confidencialidad de la información, siguiendo las instrucciones y condiciones establecidas en los manuales del usuario de cada uno de los cuestionarios de la batería. No pueden realizarse modificaciones de forma ni de fondo a dichos cuestionarios ya que afectarían la validez y confiabilidad de los instrumentos.
Guías para el análisis Psicosocial
Las Guías de Análisis Psicosocial que hacen parte de la batería y que deben ser utilizadas para las evaluaciones a profundidad de los factores de riesgo psicosocial son las siguientes:
2.1. Guía para el análisis psicosocial de puestos de trabajo.
2.2. Guía de entrevistas semiestructuradas para la evaluación de factores de riesgo psicosocial intralaboral.
2.3. Guía de grupos focales para la evaluación de factores de riesgo psicosocial intralaboral.
Además de los instrumentos señalados anteriormente, los empleadores o contratantes podrán utilizar herramientas adicionales para evaluar los factores individuales y los efectos de los factores de riesgo psicosocial, que faciliten la identificación temprana de síntomas y signos asociados al estrés laboral y la gestión psicosocial oportuna.
Investigación de accidentes de trabajo (leves, graves y mortales)
"La investigación no se realiza para buscar culpables"
Una investigación de un accidente de trabajo: Es un proceso que permite identificar las causas inmediatas y básicas que generaron el accidente, tiene por objeto establecer medidas de prevención y corrección para prevenir la repetición de un acontecimiento nuevo o similar, lo cual conlleva a mejorar la calidad de vida de los trabajadores y la productividad de la empresa.
El empleador o contratante esta en la obligación de:
- Reportar a la ARL todos los incidentes y accidentes de trabajo que le haya ocurrido a sus trabajadores.
- Realizar todas las investigaciones de los incidentes y accidentes ocurridos con la participación del Copasst, incluyendo los contratistas vinculados a través de contrato de prestación de servicio.
ASPECTOS A TENER EN CUENTA EN LAS INVESTIGACIONES DE INCIDENTES O ACCIDENTES DE TRABAJO:
* Establecer un mecanismo para realizar la investigación de los accidentes e incidentes que
incluya todos los parámetros definidos en la Resolución 1401 de 2007.
*Establecer acciones preventivas, correctivas y de mejora necesarias.
*Determinar las causas del evento, para lo cual puede utilizar alguna de las siguientes
metodologías:
*Diagrama causa-efecto.
*Teoría de los cinco porqués.
*Lluvia de ideas.
*Benchmarking (Medida de Calidad).
*Taproot
*Tasc – Técnica de Análisis Sistemático de Causas
EL RESULTADO DE LA INVESTIGACIÓN DEBE PERMITIR, ENTRE OTROS, LO SIGUIENTE:
*Identificar y documentar las deficiencias del SG – SST.
*Informar los resultados a los trabajadores directamente relacionados con sus causas o
controles.
*Informar a la alta dirección sobre el ausentismo laboral por incidentes, accidentes y
enfermedades laborales.
*Alimentar la revisión de la alta dirección.
PLAZO PARA INVESTIGAR UN ACCIDENTE DE TRABAJO
El empleador tiene la obligación de investigar todos los incidentes y accidentes de trabajo dentro de los quince (15) días siguientes a su ocurrencia (calendario), a través del equipo investigador de accidentes. Resolución 1401 de 2007.
MULTA POR NO REPORTAR UN ACCIDENTE DE TRABAJO
De 1 hasta 1.000 salarios mínimos mensuales legales vigentes, dependiendo del tamaño dela empresa; sin perjuicio de las demás multas que por otros incumplimientos pueda llegar a imponer la autoridad competente”.
Accidente leve: Es aquel accidente que, como resultado de la evaluación médica, genera en el accidentado un descanso breve con retorno máximo al día siguiente a sus labores habituales.
Accidente grave: Es aquel que trae como consecuencia amputación de cualquier segmento corporal; fractura de huesos largos (fémur, tibia, peroné, húmero, radio y cúbito); trauma craneoencefálico; quemaduras de segundo y tercer grado; lesiones severas de mano, tales como aplastamiento o quemaduras; lesiones severas de columna vertebral con compromiso de médula espinal; lesiones oculares que comprometan la agudeza o el campo visual o lesiones que comprometan la capacidad auditiva” (Resolución 1401 de 2017, artículo 3).
Accidente mortal: Es aquel accidente en el cual se ocurre la muerte del trabajador.
¿QUIÉNES DEBEN INVESTIGAR LOS INCIDENTES Y ACCIDENTES DE TRABAJO Y ENFERMEDADES LABORALES?
El equipo investigador de accidentes el cual está integrado como mínimo por:
*El jefe inmediato o supervisor del trabajador accidentado o del área donde ocurrió el accidente.
*Un representante del Comité Paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo (COPASST), o el Vigía de Seguridad y Salud en el Trabajo.
*El responsable del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo.
*Un profesional con licencia vigente en seguridad y salud en el trabajo (cuando el accidente se clasifique como grave o mortal).
¿A QUIÉN SE DEBE REPORTAR UN ACCIDENTE DE TRABAJO?
*A la Administradora de Riesgos Laborales (ARL)
*A la EPS a la cual se encuentra afiliado el trabajador accidentado.
*A la Dirección Territorial u Oficinas Especiales del Ministerio de Trabajo (solo accidentes graves y mortales).
El artículo 2.2.4.1.7. Del Decreto 1072 de 2015 establece:
“Los empleadores reportarán los accidentes graves y mortales, así como las enfermedades diagnosticadas como laborales, directamente a la Dirección Territorial u Oficinas Especiales correspondientes, dentro de los dos (2) días hábiles siguientes al evento o recibo del diagnóstico de la enfermedad, independientemente del reporte que deben realizar a las Administradoras de Riesgos Laborales y Empresas Promotoras de Salud y lo establecido en el artículo 2.2.4.1.6. del presente decreto”.
¿QUÉ SE DEBE HACER DESPUÉS DE REALIZAR LA INVESTIGACIÓN DE UN ACCIDENTE DE TRABAJO?
*Implementar las acciones que se establecieron para prevenir la ocurrencia de un nuevo evento o de uno similar.
*Divulgar a todos los trabajadores las lecciones aprendidas.
Las lecciones aprendidas: son cambios en el comportamiento personal u organizacional como resultado del aprendizaje a partir de la experiencia en accidentes ocurridos; es importante informar a los trabajadores: qué paso?, ¿Qué lo causó?, ¿Cómo evitar que vuelva a ocurrir?
Afiliaciones a la seguridad social: dependientes, trabajadores domésticos
Realizamos el proceso de afiliación de su trabajador dependiente o doméstico
Trabajador dependiente: es la persona natural que presta sus servicios de manera personal, libre, consciente y subordinada a otra persona ya sea natural o jurídica.
Trabajador doméstico: es aquel que realiza trabajos en o para un hogar privado.
Todas las personas naturales o jurídicas deben estar registradas en las empresas que operan los servicios de la seguridad social:
- EPS: Entidad promotora de salud.
- FP: Fondo de pensión.
- ARL: Administradora de riesgos Laborales
- Caja de compensación familiar
* El empleador es el encargado de afiliar a tus trabajadores a la seguridad social, antes de que ingresen a laborar.
*El trabajador(a) debe aportar los siguientes datos para su afiliación: documento de identidad, dirección, número de contacto, correo electrónico, documentos de identidad de los beneficiarios.
Depuración de deuda presunta y real
Preguntas importantes:
¿Sabe a qué fondo de pensión le están consignando sus aportes mensuales?
¿Sabe cuántas semanas tiene cotizadas en su fondo de pensión?
¿Sabe si las empresas con las que ha trabajado le pagaron la seguridad social con el salario acordado?
¿Sabía que la EPS le paga las incapacidades desde el 3 día hasta 180 días?
¿Ya superó los 180 días de incapacidad médica y no sabe cómo cobrarle a su fondo de pensión?
Deudas presuntas: son las que se generan en el pago de los aportes a pensiones obligatorias, cuando en la empresa omite el reporte de la novedad de retiro del trabjador.
Las deudas reales: Se generan cuando la empresa
- No realizó el pago de los aportes al trabajador en un periodo determinado.
- Porque no realizó el pago completo de los días trabajados.
- Porque no tuvieron en cuenta la liquidación de las horas extras en el ingreso base de liquidación (IBC).
Liquidación de la seguridad social
¿Qué es la seguridad social en Colombia?
La seguridad social es el conjunto armónico de entidades públicas y privadas, normas y procedimientos y está conformado por los regímenes generales establecidos para pensiones, salud, riesgos laborales, subsidio familiar y los servicios sociales complementarios que se definen en la ley. Este es un sistema que cubre eventualidades como la de alteración a la salud, incapacidad laboral, desempleo, vejez y muerte, para cuya protección se establecieron los sistemas de Salud, Pensiones, Riesgos Laborales y de Subsidio Familiar.
Beneficios para trabajadores
- Garantía de protección de los derechos fundamentales.
- Prestaciones asistenciales y económicas para el trabajador y su familia.
- Generación de ingresos que mejoran la económica doméstica.
- Recreación y cultura para el trabajador y la familia.
- Seguridad y salud en el trabajo.
Beneficios para empleadores
- Permitir que los trabajadores y sus familias se beneficien del sistema de seguridad social integral.
- Crear y mantener un ambiente laboral seguro para los trabajadores y contratistas.
- Cobertura de los riesgos por parte del sistema
- Cumplimiento de las normas
- Aumento de la productividad del negocio.
De acuerdo con la Ley 100 de 1993, el Sistema de Seguridad Social Integral en Colombia se compone de los sistemas de pensiones, de salud y de riesgos laborales y de los servicios sociales complementarios. Y se liquida así.
Proceso de gestión de talento humano
La gestión del talento humano es un conjunto integrado de procesos de la organización, diseñados para atraer, gestionar, desarrollar, motivar y retener a los colaboradores y contar con un equipo de empleados calificados, comprometidos e involucrados con las metas de la organización, sus objetivos son:
- Atraer candidatos cualificados.
- Retener a los mejores empleados.
- Motivar a los empleados.
- Ayudar a los empleados a crecer y desarrollar sus habilidades y competencias al interior de la organización.
- Aumentar la productividad.
- Mejorar la calidad de vida ene l trabajo.
- Velar porque se mantenga un buen clima laboral.
- Cumplir con la legislación laboral